Hvad skal en faktura indeholde? De 10 lovkrav

De 10 krav til en fuld faktura

Betalingsfrist og bankoplysninger er ikke lovkrav, men hører med i praksis — uden dem ved kunden ikke, hvornår og hvortil der skal betales.

• Fakturadato (udstedelsesdatoen)
• Fortløbende fakturanummer
• Dit CVR-nummer (momsregistreringsnummer)
• Dit navn og din adresse
• Købers navn og adresse
• Mængden og arten af de leverede varer eller ydelser
• Leveringsdato, hvis den er en anden end fakturadatoen
• Pris pr. enhed uden moms samt eventuelle rabatter
• Momsgrundlaget og den gældende momssats (typisk 25 %)
• Selve momsbeløbet i kroner

Forenklet faktura ved småsalg

Ved salg under 3.000 kr. kan du nøjes med en forenklet faktura — fx en kassebon. Den skal stadig indeholde dato og nummer, dit navn og CVR-nummer, hvad der er leveret, og momsbeløbet. Beder en erhvervskunde om en fuld faktura, skal du dog udstede en.

Fakturaer uden moms

Sælger du momsfrie ydelser eller til virksomheder i andre EU-lande med omvendt betalingspligt, skal fakturaen forklare, hvorfor der ikke er lagt moms på — fx med teksten "omvendt betalingspligt"/"reverse charge" og køberens momsnummer. Mangler begrundelsen, er fakturaen ikke gyldig, og din kunde kan få problemer med sit fradrag.

Fejl rettes med en kreditnota

Har du sendt en forkert faktura, må du ikke bare slette eller overskrive den — nummerrækken skal være ubrudt. Udsted i stedet en kreditnota, der udligner den forkerte faktura, og lav en ny med det rigtige indhold. Kreditnotaen skal henvise til den oprindelige faktura.

Salg til det offentlige: e-faktura

Offentlige kunder kan ikke modtage pdf- eller papirfakturaer. De skal have en elektronisk faktura sendt via NemHandel til institutionens EAN-nummer — det klarer et regnskabsprogram med e-fakturering for dig.

Opbevaring og bogføring

Fakturaer er bilag og skal opbevares i mindst 5 år efter regnskabsårets afslutning — både dem, du sender, og dem, du modtager. Efter bogføringsloven skal det ske digitalt i et bogføringssystem, så drop ringbindet og lad systemet gemme dem automatisk.

Fakturering med bogføringen inkluderet

I Numinas regnskabsprogram opfylder dine fakturaer kravene automatisk: fortløbende numre, korrekt momsberegning og e-faktura til offentlige kunder. Og fordi bogholderen er med i prisen, bliver hver faktura også bogført, afstemt mod betalingen og talt med i momsen — uden at du løfter en finger.

Begreberne bag, kort forklaret

Til sidst en hurtig ordbog over begreberne fra artiklen — kort og konkret, som vi forklarer dem for vores kunder.

Hvad er en faktura?

En faktura er et betalingskrav med lovbestemte oplysninger: fakturanummer, dato, sælgers CVR-nummer, ydelsens art, beløb og moms.

Fortløbende nummerering er et krav, og fakturaen er samtidig dit bilag i regnskabet. Til det offentlige skal du sende elektronisk faktura via EAN-nummer.

Hvad er en kreditnota?

En kreditnota er en 'omvendt faktura', der annullerer eller nedsætter en tidligere faktura — fx ved fejl, returvarer eller rabat.

Ret aldrig i en sendt faktura: udsted en kreditnota og eventuelt en ny faktura. Så stemmer både momsen og revisionssporet.

Hvad er en proformafaktura?

En proformafaktura er en faktura til orientering — uden krav om betaling. Den bruges fx til toldpapirer ved eksport, vareprøver eller som grundlag for forudbetaling.

En proformafaktura er ikke et bogføringsbilag og udløser hverken moms eller et tilgodehavende. Når handlen gennemføres, skal der altid udstedes en rigtig faktura med fortløbende nummer — det er den, der bogføres.

Hvad er en e-faktura?

En e-faktura er en faktura i et struktureret digitalt format (fx OIOUBL eller Peppol), der sendes direkte mellem økonomisystemer — ikke en PDF på mail.

Offentlige kunder skal have e-fakturaer, så salg til stat og kommune kræver fakturering via fx NemHandel til kundens EAN-nummer. Registrerede digitale bogføringssystemer skal kunne sende og modtage e-fakturaer, og formatet vinder frem mellem private virksomheder.

Hvad er et EAN-nummer?

Et EAN-nummer (GLN) er den elektroniske adresse, offentlige institutioner modtager e-fakturaer på. Fakturaer til stat, regioner og kommuner skal sendes elektronisk til kundens EAN-nummer.

Sælger du til det offentlige, skal dit faktureringssystem altså understøtte e-faktura (OIOUBL/Nemhandel) — det gør Numinas fakturering.

Hvad er betalingsbetingelser?

Betalingsbetingelser er de vilkår, der bestemmer, hvornår og hvordan en faktura skal betales — fx netto 8 dage eller løbende måned plus 14 dage.

Mellem virksomheder må betalingsfristen som udgangspunkt højst være 30 dage, medmindre en længere frist er udtrykkeligt aftalt. Betales der for sent, kan du lægge morarenter, rykkergebyrer og et fast kompensationsbeløb oveni. Korte frister er den nemmeste vej til bedre likviditet.

Hvad er en debitor?

En debitor er en kunde, der skylder virksomheden penge — typisk fordi der er sendt en faktura, som endnu ikke er betalt.

Summen af debitorer kaldes tilgodehavender og står som et aktiv i balancen. Hold debitorlisten kort: penge hos kunderne er dårlig likviditet.

Hvad er en kreditor?

En kreditor er en leverandør eller anden part, som virksomheden skylder penge — fx en ubetalt leverandørfaktura.

Kreditorer står som gæld i balancen. Styr på kreditorerne betyder, at du betaler til tiden — men heller ikke før nødvendigt.

Hvad er en rykker?

En rykker er en skriftlig påmindelse om en forfalden betaling. Du må opkræve rykkergebyr på 100 kr. pr. rykker, højst tre gange med mindst 10 dages mellemrum.

Efter tre rykkere kan kravet sendes til inkasso — med et varsel. Automatiske påmindelser løser dog det meste, før det kommer så vidt.

Hvad er tab på debitorer?

Tab på debitorer er fakturaer, kunderne aldrig betaler. Konstaterede tab kan trækkes fra skattemæssigt, og momsen kan som regel reguleres tilbage.

Tabet skal være konstateret — fx ved konkurs, forgæves inkasso eller fogedretssag; for krav under 3.000 kr. er egen forgæves rykning nok. Derfor betaler det sig at rykke systematisk og reagere hurtigt, når en kunde ikke betaler.