Persondatapolitik

Senest opdateret: 18. juni 2026

Kort fortalt

Denne persondatapolitik forklarer, hvordan Numina behandler dine personoplysninger. Vi er dataansvarlige, når vi behandler oplysninger om dig som besøgende, kontakt eller kunde og for at overholde lovkrav (bl.a. hvidvaskloven og bogføringsloven). Når vi fører dit regnskab, behandler vi oplysningerne i dit regnskabsmateriale som databehandler på dine vegne — det er reguleret af vores databehandleraftale. Vores regnskabs- og AI-behandling foregår i EU.

Du har en række rettigheder over dine data — se afsnit 6 — og du kan altid kontakte os på support@numina.app eller klage til Datatilsynet.

Vi bruger Dine personoplysninger til at levere og forbedre vores ydelser, som beskrevet nedenfor.

1. Introduktion

Numina Regnskab ApS, med base i Danmark med CVR-nr.: 46553705 ("Numina") er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger som beskrevet nedenfor. For visse behandlinger optræder Numina som databehandler på vegne af vores kunder, jf. afsnit 1.1 og 2.4. Nedenfor har Numina givet et overblik over de behandlingsaktiviteter, hvori personoplysninger behandles, herunder blandt andet formålet hermed og retsgrundlaget.

Hvis du har spørgsmål til denne persondatapolitik ("Persondatapolitik") eller ønsker at udøve dine rettigheder som registreret i henhold til kapitel III i den generelle forordning om databeskyttelse ("GDPR") og i henhold til afsnit 6 i denne Persondatapolitik, bedes du kontakte Numina via e-mail på support@numina.app.

Dataansvarlig

Numina Regnskab ApS
Kanonbådsvej 2, 1437 København K
CVR-nr.: 46553705
E-mail: support@numina.app
Telefon: +45 71 74 86 86

1.1. Vores to roller: dataansvarlig og databehandler

Afhængigt af behandlingen optræder Numina i to forskellige roller:

  • Selvstændig dataansvarlig: Numina er dataansvarlig for personoplysninger om besøgende på hjemmesiden, kontaktpersoner og henvendelser, for kundeadministration og fakturering, for opfyldelse af retlige forpligtelser (herunder hvidvaskloven og bogføringsloven) samt for etablering, udøvelse eller forsvar af retskrav.
  • Databehandler: Når Numina fører dit regnskab, behandler vi de personoplysninger, der indgår i dit regnskabsmateriale (f.eks. om din virksomheds kunder, leverandører og ansatte), på dine vegne og efter din instruks. For denne behandling er du dataansvarlig, og Numina er databehandler. Behandlingen er reguleret af en databehandleraftale.

2. Kategorier af Personoplysninger, Formål og Retsgrundlag

2.1. Besøgende på Hjemmesiden

Når du besøger Numinas hjemmeside, https://numina.app/, behandler Numina personoplysninger om dig, for eksempel cookies og din IP-adresse. Formålet med at bruge cookies er at forbedre din brugeroplevelse på Numinas hjemmeside, at levere funktionalitet, at generere statistik og at huske dine præferencer.

Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger i den forbindelse er dit samtykke, som du vil blive bedt om at give, når du besøger hjemmesiden, jf. art. 6, stk. 1, litra a, i GDPR.

I visse tilfælde er retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger Numinas legitime interesser, og det er Numinas vurdering, at vores legitime interesser vejer tungere end dine interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, jf. art. 6, stk. 1, litra f, i GDPR. De forfulgte legitime interesser er at give dig en hjemmeside, der fungerer optimalt, en god hjemmesideoplevelse og markedsføringsaktiviteter.

Du kan læse mere om vores brug af cookies, og hvordan du giver og ændrer dit samtykke, i vores Cookie- og privatlivspolitik.

2.2. Kontaktperson hos en Kunde, Leverandør eller Anden Forretningspartner

Som kontaktperson hos en kunde, leverandør eller anden forretningspartner behandler Numina dine personoplysninger, når du kommunikerer med Numina, f.eks. via e-mails i forbindelse med Numinas eksisterende kontraktforhold med den virksomhed, du er ansat hos, eller i forbindelse med indgåelse eller ophævelse af en kontrakt. Numina behandler almindelige personoplysninger om dig, herunder dit navn, e-mailadresse, telefonnummer, stilling osv.

Retsgrundlaget for en sådan behandling af dine personoplysninger er, at behandlingen er nødvendig for de legitime interesser, der forfølges af Numina, og at det er Numinas vurdering, at vores legitime interesser vejer tungere end dine interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, jf. art. 6, stk. 1, litra f, i GDPR. Numinas legitime interesser er opfyldelse af vores kontraktlige forpligtelser, vedligeholdelse og forbedring af kundeforhold, fakturering mellem din virksomhed og Numina, kommunikation om vores tjenester, og til dokumentationsformål, hvis du aftaler forhold vedrørende vores tjenester skriftligt via e-mail.

I nogle tilfælde er behandling af personoplysninger nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som Numina er underlagt, for eksempel i forbindelse med forpligtelsen til at opbevare regnskabsmateriale i henhold til den danske bogføringslov. I så fald er retsgrundlaget for behandlingen art. 6, stk. 1, litra c, i GDPR.

2.3. Forespørgsler via Chatfunktion og Hjælpecenter

Hvis du sender en forespørgsel vedrørende Numinas tjenester via Numinas chatfunktion eller Hjælpecenter, vil Numina behandle personoplysninger om dig, f.eks. din IP-adresse, geografiske placering, mulige reaktioner på vores annoncer og de personoplysninger, du inkluderer i din forespørgsel, f.eks. navn, e-mailadresse og telefonnummer.

Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger er Numinas legitime interesser, og det er Numinas vurdering, at vores legitime interesser vejer tungere end dine interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, jf. art. 6, stk. 1, litra f, i GDPR. De forfulgte legitime interesser er at yde kundesupport ved at besvare henvendelserne og forretningsudvikling.

2.4. Kunder og Brugere af Numinas Regnskabsydelser og Platform

Når du bliver kunde og bruger Numinas regnskabsydelser og platform, behandler vi personoplysninger om dig og din virksomhed. Dette er nødvendigt for at kunne levere vores ydelser, herunder vores AI-drevne bogføring. Ud over de oplysninger, du selv giver os, indsamler vi oplysninger fra kilder, der ikke er dig selv: fra din bank via vores PSD2-leverandør Enable Banking (banktransaktioner), fra din tilsluttede e-mail- og dokumentkonto (f.eks. Gmail via Google) og fra offentlige registre, herunder Det Centrale Virksomhedsregister (CVR) og Erhvervsstyrelsen.

De data, vi behandler, inkluderer:

  • Virksomhedsoplysninger: Virksomhedsnavn, adresse, CVR-nummer og andre virksomhedsoplysninger, der kræves til opsætning.
  • Brugerkontoinformation: Dit navn, e-mailadresse, telefonnummer og adgangskode for at sikre din kontoadgang.
  • Finansielle data: Vi behandler finansielle data, når du forbinder dine kilder til vores platform. Dette inkluderer:
    • Banktransaktioner fra dine tilsluttede bankkonti.
    • Data fra fakturaer, kvitteringer og andre dokumenter, du uploader, eller som vi henter fra din tilsluttede e-mailkonto (f.eks. Gmail). Dette kan omfatte oplysninger om dine leverandører og kunder.
  • Data genereret på platformen: Oplysninger, du genererer, mens du bruger tjenesten, såsom kundefakturaer, udgiftsrapporter og bogføringsposter.
  • Skatte- og momsoplysninger: Data, der kræves til momsindberetninger og andre skatterelaterede indberetninger, som vi udarbejder og indsender på dine vegne via platformen, herunder data til integration med SKAT.

Dit regnskabsmateriale kan indeholde personoplysninger om din virksomheds egne kunder, leverandører og ansatte. Disse personoplysninger behandler vi som databehandler på dine vegne, jf. afsnit 1.1, og behandlingen er reguleret af en databehandleraftale. Enhver anvendelse af disse oplysninger til at forbedre vores ydelser og AI sker alene på grundlag af din dokumenterede instruks i databehandleraftalen og kun i form af anonymiserede og aggregerede data, der ikke længere kan henføres til nogen enkeltperson. For data, vi modtager via Google-tjenester (f.eks. Gmail), gælder desuden de særlige begrænsninger i afsnit 2.6.

Formål og Retsgrundlag

Det primære formål med at behandle disse data er at levere vores regnskabsydelser og funktionaliteterne i vores platform. Behandlingen er baseret på følgende retsgrundlag:

  • Opfyldelse af en kontrakt (artikel 6, stk. 1, litra b, GDPR): Det meste af vores behandling er nødvendig for at opfylde den aftale, vi har med dig, når du bliver kunde hos Numina. Dette inkluderer at føre dit regnskab, give dig adgang til platformen og varetage fakturering, udgiftshåndtering og indberetninger.
  • Retlig forpligtelse (artikel 6, stk. 1, litra c, GDPR): Vi er forpligtet til at behandle og opbevare visse data for at overholde retlige forpligtelser, især den danske bogføringslov og hvidvaskloven.
  • Legitime interesser (artikel 6, stk. 1, litra f, GDPR): For personoplysninger, som vi behandler som dataansvarlig (f.eks. om brugere af platformen), kan vi behandle data for vores legitime interesser, såsom at udvikle nye funktioner og sikre platformens sikkerhed, når disse interesser ikke tilsidesættes af dine interesser eller grundlæggende rettigheder. Du kan til enhver tid gøre indsigelse efter artikel 21.

2.5. Hvidvask og Legitimation

Som led i vores forpligtelser efter hvidvaskloven, jf. Handelsbetingelserne afsnit 6, behandler Numina som dataansvarlig oplysninger om dig, din virksomhed og dens reelle ejere — herunder navn, adresse, identitetsoplysninger og kopi af legitimation — og foretager PEP- og sanktionsscreening.

Som led i kundekendskabet og den løbende overvågning anvender vi en risikovurdering, herunder en intern, vægtet risikoscoringsmodel (profilering). Modellen vægter bl.a. virksomhedens branche, ejer- og kontrolstruktur, geografi, produkt- og transaktionstyper samt resultatet af PEP- og sanktionsscreening for at fastsætte et risikoniveau efter hvidvaskloven. Risikoscoren understøtter vores sagsbehandling, men træffer ikke i sig selv en afgørelse om dig: en medarbejder vurderer altid resultatet og træffer den endelige beslutning (f.eks. om at indhente yderligere oplysninger eller om at godkende eller afvise en forretningsforbindelse). Der er derfor ikke tale om en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, jf. afsnit 6.7.

Retsgrundlaget er, at behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, jf. art. 6, stk. 1, litra c, i GDPR, samt national lovgivning for så vidt angår eventuelle CPR-numre.

Vi opbevarer oplysningerne i 5 år efter forretningsforbindelsens ophør og sletter dem derefter, medmindre andet kræves ved lov. Oplysningerne anvendes alene til at opfylde vores forpligtelser efter hvidvaskloven.

Vi kan efter hvidvaskloven være forpligtet til at undersøge og underrette myndighederne om mistænkelige forhold uden at oplyse dig herom, jf. Handelsbetingelserne afsnit 6. Dine rettigheder (afsnit 6 nedenfor) kan derfor være begrænset for oplysninger, vi behandler efter hvidvaskloven.

2.6. Google Brugerdata og politik for begrænset anvendelse (Limited Use Policy)

Numinas brug og overførsel af oplysninger modtaget fra Googles API'er til enhver anden applikation vil overholde Googles politik for brugerdata i API-tjenester (Google API Services User Data Policy), herunder kravene for Begrænset Anvendelse (Limited Use).

Hvis du vælger at forbinde din Google-konto (f.eks. til scanning af kvitteringer via Gmail eller Google Sheets-integration), gælder følgende specifikke begrænsninger for de data, der opnås via disse tilladelser ("Google Brugerdata"):

  • Ingen Træning af Generaliseret AI: Vi bruger ikke Google Brugerdata til at træne, gen-træne eller forbedre generaliserede kunstig intelligens og/eller machine learning-modeller. Vores AI-funktioner anvender udelukkende dine data til inferens (f.eks. udtrækning af data fra en specifik kvittering) for at levere tjenesten til dig.
  • Begrænset Anvendelse af Data: Vi bruger kun Google Brugerdata til at levere eller forbedre brugerorienterede funktioner, som er tydelige i Numina-applikationens brugergrænseflade.
  • Ingen Overførsel til Tredjepart: Vi overfører ikke Google Brugerdata til tredjeparter, medmindre det er nødvendigt for at levere eller forbedre disse brugerorienterede funktioner, udelukkende af sikkerhedsformål (f.eks. undersøgelse af misbrug), for at overholde gældende lovgivning, eller som led i en fusion, overtagelse eller salg af aktiver.
  • Ingen Annoncering: Vi vil aldrig bruge eller overføre Google Brugerdata til annoncering, herunder retargeting, personliggjort eller interessebaseret annoncering.
  • Menneskelig Adgang: Mennesker (Numina-ansatte eller -kontrahenter) læser ikke dine Google Brugerdata, medmindre:
    • Du har givet os udtrykkeligt, specifikt samtykke til at hjælpe dig med at løse et supportproblem;
    • Det er nødvendigt af sikkerhedsmæssige årsager (f.eks. undersøgelse af en fejl eller misbrug);
    • Det er nødvendigt for at overholde gældende lovgivning; eller
    • Dataene er blevet aggregeret og anonymiseret til internt brug.

3. Modtagere af dine personoplysninger

Visse modtagere behandler personoplysninger på vegne af Numina og må kun behandle dine personoplysninger i overensstemmelse med dokumenterede instruktioner fra Numina og yderligere vilkår og betingelser angivet i en databehandleraftale indgået med Numina. Disse databehandlere har ikke tilladelse til at behandle dine personoplysninger til egne formål. Vi anvender databehandlere, herunder leverandører af hosting, AI, kommunikation (f.eks. Google Workspace til e-mail), produktanalyse og sikker bankadgang. Hvor vi er dataansvarlige, anvender vi bl.a. PostHog (produktanalyse og webstatistik) og Vercel (hosting af hjemmesiden). Vores platform udvikles og drives af vores koncernforbundne moderselskab, Numina Technologies ApS (CVR-nr. 44991225), der leverer platformen til Numina og i den forbindelse optræder som underdatabehandler. En opdateret liste over de underdatabehandlere, der behandler personoplysninger på dine vegne (når vi fører dit regnskab), fremgår af vores databehandleraftale.

Vi kan desuden videregive personoplysninger til offentlige myndigheder, herunder Skattestyrelsen og Erhvervsstyrelsen som led i indberetninger på dine vegne, og til Hvidvasksekretariatet, hvor vi er forpligtet hertil. Ved manglende betaling kan vi videregive oplysninger til kreditoplysningsbureauer.

4. Datalagring

Ved at bruge vores tjenester, der er omfattet af denne persondatapolitik, forstår og anerkender du, at dine personlige oplysninger vil blive overført fra din placering til vores faciliteter og servere i EU/EØS. Vores bogføring og AI-behandling foregår på Microsoft Azure-datacentre i EU. I det omfang en databehandler (f.eks. til hosting af hjemmesiden eller produktanalyse) behandler oplysninger uden for EU/EØS, sker det på et gyldigt overførselsgrundlag efter GDPR's kapitel V, f.eks. EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC) eller EU-US Data Privacy Framework.

5. Opbevaring af dine personoplysninger

Numina vil kun opbevare dine personoplysninger, så længe det anses for nødvendigt for at opfylde formålene med behandlingen af dine personoplysninger.

Besøgende på hjemmesiden

Personoplysninger indsamlet via cookies ved brug af vores hjemmeside opbevares i forskellige perioder afhængigt af formålet.

Personoplysninger som din IP-adresse vil blive opbevaret, så længe det anses for nødvendigt, og vil blive slettet senest 1 år efter dit sidste besøg på vores hjemmeside.

Kontaktperson

Hvis du er kontaktperson hos en kunde, leverandør eller anden forretningspartner, vil Numina opbevare personoplysninger om dig, så længe Numina kommunikerer med dig, fordi du er Numinas kontaktpunkt, 3 år efter ophøret af kontraktforholdet, eller indtil det ikke længere er nødvendigt for etablering, udøvelse eller forsvar af et retskrav.

Forespørgsler via chatfunktion og Hjælpecenter

Forespørgsler fra potentielle kunder vil blive slettet 1 år efter, at forespørgslen er løst, medmindre det anses for nødvendigt at opbevare sådanne henvendelser til dokumentationsformål, f.eks. på grund af en tvist, herunder til etablering, udøvelse eller forsvar af retskrav.

Forespørgsler fra eksisterende kunder vil blive slettet 3 år efter ophøret af kontraktforholdet, medmindre det anses for nødvendigt at opbevare sådanne henvendelser til dokumentationsformål, f.eks. på grund af en tvist, herunder til etablering, udøvelse eller forsvar af retskrav.

Kunder hos Numina

Hvis du er kunde hos Numina, opbevarer vi dine personoplysninger, så længe du har en aktiv konto. Ved opsigelse opbevarer vi regnskabsmateriale og legitimationsoplysninger i de lovpligtige perioder, jf. afsnittene om bogføringsmateriale og hvidvask nedenfor, og sletter øvrige oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Bogføringsmateriale

Numina vil opbevare dine personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt til bogføringsformål, såsom personoplysninger relateret til fakturering. Sådanne personoplysninger vil blive opbevaret i en periode på 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører. Formålet er at overholde den retlige forpligtelse i henhold til den danske bogføringslov.

Hvidvask og legitimation

Legitimations- og kontroloplysninger, der er indhentet efter hvidvaskloven, opbevares i 5 år efter forretningsforbindelsens ophør og slettes derefter, medmindre andet kræves ved lov.

6. Dine Rettigheder

Numina har implementeret en række foranstaltninger for at beskytte dine personoplysninger og sikre dine rettigheder. Som registreret kan du udøve de nedenfor anførte rettigheder. Nogle af rettighederne gælder dog kun under visse omstændigheder.

Datatilsynet har udarbejdet vejledninger vedrørende de registreredes rettigheder. Vejledningerne kan tilgås her.

6.1. Ret til Indsigt

Du har ret til at anmode om indsigt i, herunder udlevering af en kopi af, de personoplysninger, som Numina behandler om dig, samt ret til at modtage oplysninger om:

  • formålene med behandlingen;
  • de berørte kategorier af personoplysninger;
  • de modtagere eller kategorier af modtagere, som personoplysningerne er eller vil blive videregivet til, især modtagere i tredjelande og i den forbindelse de nødvendige foranstaltninger, der er truffet forud for overførslen;
  • den forventede opbevaringsperiode eller de kriterier, der anvendes til at bestemme denne periode;
  • eksistensen af retten til at anmode om berigtigelse, sletning, begrænsning eller indsigelse mod behandling af dine personoplysninger, herunder især behandling af personoplysninger i forbindelse med direkte markedsføringsformål;
  • retten til at indgive en klage til Datatilsynet;
  • hvor dine personoplysninger er indhentet fra, hvis dataene ikke er indsamlet fra dig; og
  • eksistensen af automatiserede afgørelser, herunder profilering, og som minimum meningsfuld information om den involverede logik samt betydningen og de forventede konsekvenser af en sådan behandling for dig.

6.2. Ret til Berigtigelse

Du har ret til at få unøjagtige personoplysninger om dig selv berigtiget samt ret til at anmode om fuldstændiggørelse af ufuldstændige personoplysninger om dig.

6.3. Ret til Sletning ("Retten til at blive glemt")

Under visse omstændigheder har du ret til at få slettet personoplysninger fra Numina, for eksempel hvis behandlingen er baseret på dit udtrykkelige samtykke, og du trækker dette samtykke tilbage.

6.4. Ret til Begrænsning af Behandling

Du har ret til at begrænse Numinas behandling af dine personoplysninger, for eksempel hvis du bestrider nøjagtigheden af personoplysningerne.

6.5. Ret til Dataportabilitet

Når vores behandling af dine personoplysninger udføres automatisk og er baseret på dit samtykke eller en kontrakt med dig, har du ret til at modtage de personoplysninger, der vedrører dig, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og ret til at overføre disse personoplysninger til en anden dataansvarlig, hvis dette er teknisk muligt.

6.6. Ret til Indsigelse

Du har ret til, af grunde der vedrører din særlige situation, til enhver tid at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, der er baseret på punkt (e) eller (f) i art. 6, stk. 1, i GDPR. Dette gælder til enhver tid, hvor personoplysninger behandles til direkte markedsføringsformål.

6.7. Ret til ikke at være genstand for automatiserede individuelle afgørelser

Du har ret til ikke at være genstand for en afgørelse, der udelukkende er baseret på automatisk behandling, herunder profilering, som har retsvirkning for dig eller på lignende måde påvirker dig væsentligt.

Som led i kundekendskab efter hvidvaskloven anvender vi en vægtet risikoscoringsmodel (profilering), jf. afsnit 2.5, men en medarbejder træffer altid den endelige afgørelse. Vi anvender ikke automatiserede afgørelser med retsvirkning eller tilsvarende væsentlig betydning for dig.

6.8. Ret til at trække et samtykke tilbage

Hvis du har givet os dit samtykke til behandlingen af dine personoplysninger, har du ret til at trække et sådant samtykke tilbage til enhver tid. Tilbagetrækning af dit samtykke vil dog ikke påvirke lovligheden af behandlingen af dine personoplysninger baseret på samtykke før tilbagetrækningen.

Bemærk, at dine rettigheder kan være begrænset, hvor vi er retligt forpligtet til at behandle eller opbevare oplysninger, f.eks. efter hvidvaskloven og bogføringsloven. For personoplysninger, som vi behandler som databehandler på vegne af en kunde, skal du rette henvendelse til den pågældende dataansvarlige (vores kunde).

7. Spørgsmål og klager

Hvis du har spørgsmål vedrørende denne persondatapolitik, ønsker at udøve dine rettigheder som nævnt ovenfor, eller du er uenig i den måde, Numina behandler dine personoplysninger på, kan du kontakte Numina ved at bruge kontaktoplysningerne i afsnit 1 i denne persondatapolitik.

Du kan også indgive en klage til Datatilsynet, som er en uafhængig offentlig myndighed, der blandt andet er ansvarlig for at overvåge og håndhæve anvendelsen af GDPR. Datatilsynets kontaktoplysninger er tilgængelige på deres hjemmeside: www.datatilsynet.dk.

8. Ændringer til denne persondatapolitik

Denne persondatapolitik vil blive opdateret og ændret periodisk, samt når det er nødvendigt på grund af ændringer i gældende databeskyttelseslovgivning og praksis, og Numina anbefaler derfor, at du holder dig opdateret om sådanne ændringer.